Datenschutzerklärung
- Verantwortliche Stelle
Kathleen Hofmann
Hasselbacher Weg 6
65520 Bad Camberg-Dombach
Deutschland
Mobil: +49 (0) 175 9995648
E-Mail: beratung@hofmann-systemaufstellungen.de
- Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Ich nehme den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten verarbeite ich vertraulich und entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung meiner Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Vorbereitung und Durchführung von Beratungen, die Kommunikation, die Abrechnung und Buchhaltung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Soweit ich für einzelne Verarbeitungsvorgänge Ihre Einwilligung benötige, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Im Rahmen meiner Beratung können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Näheres hierzu erläutere ich im Abschnitt „Beratungsleistungen und Beratungsdokumentation“.
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Website, Hosting und Server-Logfiles
Meine Website wird bei der Manitu GmbH gehostet.
Beim Aufruf meiner Website werden durch den Webserver technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite bzw. Datei, Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Internetseite (Referrer).
Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung meiner Website sowie zur Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Fehlererkennung.
Die IP-Adressen werden in den Webserver-Log-Dateien vollständig anonymisiert und durch 127.0.0.1 bzw. ::1 ersetzt.
Zur statistischen Auswertung der Zugriffe setze ich Webalizer ein. Die Auswertung erfolgt auf Grundlage der technischen Zugriffsdaten des Webservers.
Die Log-Dateien werden automatisch rotiert und dadurch nicht dauerhaft vorgehalten.
- Kontaktaufnahme und Kontaktformular
Wenn Sie mich per E-Mail, telefonisch oder über mein Kontaktformular kontaktieren, verarbeite ich die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Terminabstimmung und gegebenenfalls zur Vorbereitung einer Beratung erforderlich ist.
Über das Kontaktformular werden insbesondere Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse und, sofern angegeben, Telefonnummer verarbeitet. Darüber hinaus können Angaben zum gewünschten Angebot und zu Ihrem Anliegen verarbeitet werden.
Die über das Kontaktformular übermittelten Angaben werden an meine geschäftliche E-Mail-Adresse übermittelt und zusätzlich über Formidable Forms in meinem WordPress-System gespeichert.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und, soweit es um die Vorbereitung einer Beratung geht, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Sofern aus einer Kontaktanfrage ein Klientenverhältnis entsteht, können die hierfür erforderlichen Daten in die Beratungsdokumentation übernommen werden.
Ich bitte Sie, über das Kontaktformular möglichst keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere keine ausführlichen Angaben zu Gesundheit oder anderen besonders geschützten persönlichen Bereichen, zu übermitteln.
- Beratungsleistungen und Beratungsdokumentation
Im Rahmen meiner Beratungsleistungen verarbeite ich personenbezogene Daten, die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Beratung erforderlich sind.
Hierzu gehören insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie die Termine und Inhalte der stattgefundenen Beratungen.
Für meine Klienten führe ich eine digitale Beratungsdokumentation. Darin können neben organisatorischen Angaben auch Notizen zu den jeweiligen Beratungsgesprächen und deren Inhalten enthalten sein. Die Dokumentation dient dazu, den Beratungsverlauf nachvollziehbar zu halten und bei späteren Beratungsterminen auf bereits besprochene Inhalte zurückgreifen zu können.
Im Rahmen der Beratung können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zur psychischen Gesundheit, zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung sowie Angaben zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen und politischen Ansichten gehören.
Soweit hierfür eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, hole ich diese gesondert ein. Die Einzelheiten hierzu werden in der Klientenvereinbarung geregelt.
Die Beratungsdokumentation wird ausschließlich digital geführt. Zugriff darauf habe grundsätzlich nur ich.
Die Dokumentation wird nach dem letzten Termin für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrung dient der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, der nachvollziehbaren Dokumentation des Beratungsverlaufs sowie der Wahrung und Durchsetzung möglicher rechtlicher Ansprüche.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für steuerlich relevante Unterlagen, bleiben hiervon unberührt.
- Abrechnung, Rechnungen und Zahlungsabwicklung
Für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie für meine Buchhaltung nutze ich Lexware Office. Dabei verarbeite ich insbesondere die für die Rechnungsstellung erforderlichen personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, erbrachte Leistungen, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungsinformationen.
Die Rechnungen versende ich über Lexware Office unter Verwendung meiner geschäftlichen E-Mail-Adresse bei Manitu.
Zahlungen können per Überweisung auf mein Geschäftskonto bei der GLS Bank, in bar oder – insbesondere bei Zahlungen aus dem Ausland auf Wunsch des Klienten – über PayPal Business erfolgen.
Bei einer Zahlung über PayPal werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten und Transaktionsdaten von PayPal in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Abwicklung des Klientenverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Für die Verarbeitung durch Lexware Office besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen bewahre ich entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf. Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; für andere steuerlich relevante Unterlagen können abweichende Fristen gelten.
- Kommunikation per E-Mail, Telefon, WhatsApp Business und Microsoft Teams
Für die Kommunikation mit Klienten nutze ich E-Mail, Telefon, WhatsApp Business sowie Microsoft Teams.
Für meine geschäftliche Kommunikation nutze ich ein E-Mail-Konto bei der Manitu GmbH. Dabei werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten und die Inhalte der jeweiligen Nachricht verarbeitet.
Telefon
Für telefonische Kontakte nutze ich mein Mobiltelefon sowie mein Festnetztelefon. Telefonische Gespräche werden von mir nicht aufgezeichnet.
WhatsApp Business
Ich nutze WhatsApp Business für organisatorische Absprachen sowie für Beratungen per Telefon- und Videoanruf.
Die schriftliche Kommunikation über WhatsApp dient ausschließlich organisatorischen Zwecken, insbesondere der Terminvereinbarung und Terminänderung. Schriftliche Chatverläufe lösche ich nach der organisatorischen Kommunikation wieder.
Beratungen über WhatsApp-Telefonate oder WhatsApp-Videoanrufe werden von mir nicht aufgezeichnet, gespeichert oder automatisiert ausgewertet.
WhatsApp verarbeitet im Rahmen seiner Dienste personenbezogene Daten, insbesondere Telefonnummern sowie technische Daten und Nutzungs- und Protokolldaten. Nachrichten und Anrufe sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Microsoft Teams
Für Online-Beratungen nutze ich Microsoft Teams. Die Beratungen werden von mir nicht aufgezeichnet. Ich erstelle keine Transkripte oder automatisierten Zusammenfassungen.
Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung seiner Dienste. Dabei können je nach Dienst und Funktion auch Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.
- Terminverwaltung
Zur Organisation und Verwaltung meiner Beratungstermine nutze ich Google Kalender mit meinem geschäftlichen Google-Konto.
Dabei speichere ich grundsätzlich nur den Namen des Klienten sowie die für die Terminorganisation erforderlichen Angaben zum Termin.
Die Daten werden zur Terminplanung und Durchführung des Klientenverhältnisses verarbeitet. Der Kalender wird auf meinem geschützten dienstlich genutzten Smartphone verwendet und mit meinem Google-Konto synchronisiert.
Bei der Nutzung von Google Kalender werden personenbezogene Daten durch Google verarbeitet. Je nach Nutzung der Dienste kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.
- Datensicherheit
Ich treffe angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, unbefugtem Zugriff und unbefugter Offenlegung zu schützen.
Meine Klientendaten und Beratungsdokumentationen werden digital gespeichert und durch geeignete Zugangsschutzmaßnahmen gesichert. Der Zugriff auf die Klientendokumentation und die Datensicherungen ist auf mich beschränkt.
Zur Sicherung meiner Daten erstelle ich regelmäßig Sicherungskopien, die geschützt aufbewahrt werden.
Die von mir eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen überprüfe ich regelmäßig und passe sie bei Bedarf an.
- Empfänger personenbezogener Daten und eingesetzte Dienstleister
Zur Durchführung meiner Website, meiner Beratungen, der Kommunikation sowie der Abrechnung nutze ich verschiedene Dienstleister.
Für das Hosting meiner Website und mein geschäftliches E-Mail-Konto nutze ich die Manitu GmbH.
Für Rechnungsstellung und Buchhaltung nutze ich Lexware Office.
Für Online-Beratungen nutze ich Microsoft Teams im Rahmen meines Microsoft-365-Geschäftskontos.
Für Kommunikation sowie Telefon- und Videoanrufe nutze ich WhatsApp Business.
Für Zahlungen nutze ich mein Geschäftskonto bei der GLS Bank sowie PayPal Business.
Für die Terminverwaltung nutze ich Google Kalender. Bei der Nutzung werden personenbezogene Daten durch Google verarbeitet. Je nach Nutzung der Dienste kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Soweit die genannten Dienstleister personenbezogene Daten in meinem Auftrag verarbeiten, bestehen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.
Bei einzelnen Diensten kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit dies der Fall ist, erfolgt die Verarbeitung unter Beachtung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.
Eine Weitergabe von Beratungsinhalten an andere Personen oder Stellen erfolgt grundsätzlich nicht.
- Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Widerspruch
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung, soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an mich unter den in Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ genannten Kontaktdaten wenden.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
- Cookies
Meine Website verwendet nur technisch erforderliche Cookies sowie das Cookie zur Speicherung Ihrer Entscheidung zum Cookie-Hinweis.
Beim Besuch meiner Website werden keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Trackingzwecken eingesetzt.
Das Cookie cookie_notice_accepted dient dazu, die Entscheidung über den Cookie-Hinweis zu speichern. Es enthält keine personenbezogenen Angaben und wird nach einem Monat automatisch gelöscht.
Darüber hinaus können durch WordPress technisch erforderliche Cookies verwendet werden, soweit dies für die technische Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Website erforderlich ist.
- Newsletter und Informationen zu Beratungsterminen
Wenn Sie mir ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilen, kann ich Ihre E-Mail-Adresse verwenden, um Ihnen gelegentlich Informationen zu meinen Angeboten, Beratungsterminen und Veranstaltungen zuzusenden.
Der Versand erfolgt manuell über mein geschäftliches E-Mail-Konto. Ich nutze hierfür keinen gesonderten Newsletter-Dienst und keine Newsletter-Software.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Hierfür genügt eine formlose Nachricht an beratung@hofmann-systemaufstellungen.de.
- Erfahrungsberichte und Rückmeldungen
Wenn Klienten mir eine Rückmeldung oder einen Erfahrungsbericht geben und ich diesen auf meiner Website veröffentlichen möchte, hole ich hierfür zuvor eine gesonderte Einwilligung ein.
Eine Veröffentlichung erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des betreffenden Klienten. Dabei kann der Klient selbst entscheiden, ob sein Vorname oder ein von ihm gewähltes Pseudonym verwendet werden soll.
Die Verarbeitung und Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung kann schriftlich, per E-Mail oder in einer anderen geeigneten Form erteilt werden. Die erteilte Einwilligung bewahre ich als Nachweis auf.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach einem Widerruf entferne ich den betreffenden Erfahrungsbericht von meiner Website, soweit dem keine rechtlichen Gründe entgegenstehen.
- Bereitstellung personenbezogener Daten und automatisierte Entscheidungsfindung
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Bearbeitung einer Anfrage, die Terminvereinbarung sowie für die Vorbereitung und Durchführung einer Beratung erforderlich.
Welche Angaben im Einzelfall erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Leistung ab. Ohne die notwendigen Angaben kann ich die gewünschte Leistung gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig erbringen.
Darüberhinausgehende Angaben sind grundsätzlich freiwillig, sofern ich nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften zu ihrer Erhebung verpflichtet bin.
Ich setze keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.
- Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Ich behalte mir vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Vorgaben, meine Leistungen oder die von mir eingesetzten Dienste ändern.
Stand: September 2026